L'eina digital per a la gestió administrativa d'Hesperia

A Economitza i RC Associats tenen clar que eliminar els processos que comporten documents en paper i, en conseqüència, tasques mecàniques que no aporten valor a l’empresa és una excel·lent pràctica. Pensem en la nostra empresa, en els tràmits que realitzem o en el resultat d’una transacció amb altres compa­nyies. Per què continua predominant el paper en moltes empreses? Fins al 70% de tot el processament de factures en l’àmbit mundial continua sent en paper.

Les companyies volen que els treballadors aportin el major valor possible. Resulta absurd que dediquin temps a tasques mecàniques i periòdiques, com ara copiar dades dels documents de paper als diferents programes de l’empresa. Són activitats costoses en temps i diners que no aporten valor i propenses a errors (fatiga visual, estrès...).

Per a la presa de decisions és molt important tenir les dades actualitzades i la informació disponible. Digitalitzar les dades és l’única manera de fer-ho i ens permet ser àgils i detectar desviacions tan aviat com es produeixin. En aquest sentit, per què no adoptar solucions progressives de digitalització i automatització de processos?

A Economitza són gestors de compres i aconsegueixen per als seus associats un estalvi global, oferint diferents mòduls i serveis per digitalitzar el procés de compra. A RC Associats són desenvolupadors de software i altres solucions tecnològiques. Junts s’han fet càrrec de la digitalitzar dels processos de compres i factures dels proveïdors de la cadena hotelera Hesperia.

El projecte ha permès a Hesperia gestionar i consolidar la seva base de dades de materials, generar la comanda electrònica i integrar tota la informació al seu ERP. Per completar el procés, Hesperia va decidir confiar en Voxel i la seva plataforma Bavel per automatitzar el procés administratiu. Bavel es va integrar en Economitza, creant un flux de treball automàtic: Bavel rep una e-comanda generada per Economitza i l’envia al proveïdor corresponent. Al seu torn, el proveïdor envia la factura electrònica a Bavel, que la integra a Economitza, que concilia la factura amb la comanda i integra tota la informació a l’ERP d’Hesperia. El resultat és un procés digitalitzat i optimitzat gràcies al funcionament sense friccions entre Hesperia, Economitza, RC Associats i Voxel.

L’ajuda i el suport de l’equip d’Hesperia va ser determinant durant el procés. L’empresa hotelera té clar que la digitalització és necessària per ser més competitius, continuar creixent i ajudar en la presa de decisions.

La plataforma d’Economitza gestiona de manera cent per cent digital les comandes de la cadena. Un conciliador, desenvolupat per Economitza i RC Associats, rep les factures de manera digital gràcies a Bavel, i les concilia amb la comanda. Posteriorment, s’envien directament al programa per a la seva comptabilització i pagament.

S’està fent una introducció progressiva dels proveïdors, però el darrer any el sistema ha processat de manera automàtica més de 22.000 factures. D’aquestes, el 98,63% s’han conciliat, o el que és el mateix, més de 21.000 factures s’han processat automàticament.

El sistema dissenyat per Economitza, RC Associats i Voxel treballa 24x7, és flexible, és capaç de suportar els pics de treball de les temporades altes i es pot integrar en diferents tipus de software de comptabilitat.

Gràcies a la digitalització i automatització d’aquests processos s’han reduït dràsticament els costos de processament, els errors i retards en la presa de decisions. També s’ha eliminat la gestió del paper i el seu emmagatzematge.