Com controlar els administradors?

Existeix una preocupació general cada cop més important pel comportament dels administradors d’una societat. És més, s’ha generat certa sensació de pànic o de psicosi, agreujada, a més, amb la multiplicació de casos de possibles actuacions deslleials per part de determinades persones que, en els darrers anys, han inundat les hemeroteques de la premsa.

Salvant les distàncies amb els casos mediàtics, no hem de perdre de vista la nostra realitat empresarial, conformada per una majoria de PIME, ben gestionades la immensa majoria dels casos, per administradors en els quals conflueixen, freqüentment, els papers de principals socis i administradors de les seves respectives societats.

Constituir una societat i, per tant, posar en marxa un negoci té sempre un component de risc. Això vol dir que el negoci pot anar en qualsevol moment malament i els socis poden perdre íntegrament la inversió realitzada, independentment de l’obstinació i diligència que exerceixin els seus administradors.

En aquests temps encara complicats de sortida de crisi, l’última cosa que espera el soci d’una societat administrada per un tercer és assumir més riscos dels necessaris. Per aquest motiu, esdevé interessant establir i/o reforçar mecanismes de control de l’activitat dels administradors.

Els administradors són els encarregats d’actuar en nom i representació de la societat amb fidelitat a l’interès social, amb la diligència d’un empresari ordenat i amb la lleialtat d’un bon representant (article 49 del decret legislatiu del 26/02/2014 de publicació del text refós de la llei 20/2007, del 18 d’octubre, de societats anònimes i de responsabilitat limitada (en endavant Llei de societats).

Ara bé, els socis, tot i que no poden actuar en nom de la societat en les seves relacions amb tercers, sí que tenen poders pràcticament il·limitats en l’esfera interna, amb competència per regular les funcions de l’òrgan d’administració, així com la forma d’exercici del càrrec, en els estatuts socials o bé a través del pacte de socis.

Per tant, una manera de controlar l’activitat de l’òrgan d’administració és establint, en els estatuts i/o pacte de socis, amb caràcter general, que els administradors necessitin l’autorització prèvia de la junta de socis per prendre determinats acords importants de gestió.

Alguns exemples de matèries que la junta de socis es pot reservar, obligant els administradors a passar per la seva autorització prèvia, són:

(i) Endeutar la societat per quanties importants no previstes en els pressupostos;

(ii) Transmetre, alienar o gravar certs béns o elements integrants de l’actiu material o immaterial de la societat;

(iii) Subscriure contractes de distribució, cessió de drets de propietat intel·lectual o industrial o de know-how;

(iv) Celebrar operacions comercials o contractes que generin obligacions de pagament, la quantia de les quals siguin superiors –per exemple– a 100.000 euros per operació, i que no estiguin incloses en el pressupost anual, etcètera.

Una altra forma que tenen els socis de controlar l’activitat de l’òrgan d’administració és detallant en els estatuts socials i/o pacte de socis el dret d’informació dels socis, establint quina concreta informació ha de facilitar als socis (projeccions, situació financera, resum d’activitat, etcètera), de quina forma s’haurà de facilitar aquesta informació (periòdicament, trimestralment o anualment), etcètera. Aquestes formes de control de l’activitat de l’òrgan d’administració compleixen una funció important de prevenció, detecció i correcció, i cada cop més s’estan implantant de forma significant en el marc de l’administració d’una societat. Així, avui més que mai, “val més prevenir que curar!”.